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April 10, 2013 Von: Jürgen Saladin Kategorie: i-talk24 1 Kommentar →

i-talk24 – Wie Sie Ihre Email-Flut in den Griff bekommen

Die Zahl der E-Mails, die täglich in den Postfächern landen, nimmt permanent zu. Viele sind gar nicht mehr in der Lage, diese E-Mail-Flut zu beherrschen und in einer angemessenen Zeitspanne zu beantworten.

Selbst sehr ausgefeilte Methoden, mit der E-Mail-Flut besser zurecht zu kommen, scheitern in vielen Fällen an der schieren Zahl der täglich eingehenden E-Mails.

Die Folge: Viele fühlen sich permanent überfordert.

Wie Sie schneller und effizienter und zeitsparender die E-Mail-Flut beherrschen können, werden Sie jetzt erfahren.

1. Die Fakten

Durchschnittlich landen täglich 69 E-Mails in den Postfächern von Managern. Im Schnitt sind die Büroangestellten bis zu 2,5 Stunden täglich damit beschäftigt Ihre E-Mails zu beantworten.

Meist kommen mehr E-Mails an als sie am selben Tag beantwortet werden. Das Postfach wird also immer voller und sie schieben eine riesige Menge an unbeantworteten E-Mails vor sich her.

Mit dem Resultat, dass Sie jeden Tag fürchten, dass eine oder einige dieser unbeantworteten E-Mails eines Tages zu einem großen Problem für Sie wird, weil sie unbeantwortet bleibt. 

2. Die Auswirkungen

In der Regel wird jede neue eingegangene E-Mail in einem Pop-Up-Fenster oder mit einem akustischen Ton angezeigt. D.h., durchschnittlich 69 Mal am Tag werden Sie am Schreibtisch abgelenkt.

Und oft genug lesen Sie dann die E-Mail, überlegen, ob Sie direkt antworten und schließen die E-Mail dann wieder. Mit anderen Worten, diese Art der E-Mail-Beantwortung ist alles andere als effizient.

Und Beratungsgesellschaften beziffern den jährlichen Schäden für die Volkswirtschaft auf mehrere Milliarden EURO. Firmen wie Daimler haben diese Problematik längst erkannt und erlauben Ihren Mitarbeitern, dass Sie alle während des Urlaubs eingegangen E-Mails löschen dürfen.

Der französische IT-Konzern Atos geht mit bestem Beispiel voran: Die Vorstandsmitglieder vereinbaren Ihren Meetings ohne E-Mail-Verkehr.


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3. Die Praxis

Sicherlich kennen Sie das auch. Sie öffnen eine E-Mail, lesen Sie durch und beschließen direkt zu antworten. Beim Formulieren merken Sie dann jedoch, dass Sie weiter ausholen müssen.

Sie beginnen zu formulieren, löschen wieder (geht am PC ja ganz einfach) und fangen nochmals mit der Formulierung an. Nachdem sie diese Prozedur dreimal wiederholt haben, schließen Sie die Mail und vertagen Sie auf später.

Aber sie auf später zu vertagen hilft nicht, denn hier gilt „verschoben ist nicht aufgehoben.“ Denn nun haben Sie diese Mail ständig im Kopf. Sie werden immer wieder daran erinnert und es belastet Sie.

Und je mehr solcher E-Mails Sie in Ihrem Kopf mit herum tragen, desto belastender wird das für Sie.

4. Ihre Hilfsmittel

Natürlich können Sie einiges optimieren. Sie bauen Filter ein und schicken die Post gleich in verschiedene Postfächer, sodass Sie die wirklich wichtigen E-Mails herausfiltern.

Das hilft Ihnen eine bessere Kontrolle zu haben, ändert aber an der Zahl der eingehenden Mails wenig.

Gleichwohl hat eine Studie in der University of California ergeben, dass eine effiziente innere und externe E-Mail-Kommunikation immerhin eine Kostenersparnis von rund 30 % bringt.

5. E-Mails schreiben ist ermüdend

Haben Sie das schon einmal ausprobiert? Sie beantworten 2 Stunden lang konzentriert Ihre Mails?

Probieren Sie das mal aus. E-Mails zu beantworten ist sehr anstrengend. Denn Sie wollen ja richtig formulieren, damit der Empfänger Ihre Botschaft auch versteht.

Und darum überlegen Sie hin und her, streichen und schreiben wieder neu, bis Sie dann glauben, dass der Empfänger es jetzt verstehen muss. Und dann passiert genau das, was Sie befürchtet haben: Er interpretiert Ihre E-Mail nicht richtig.

6. Warum nicht telefonieren?

Natürlich können Sie auch telefonieren. Das setzt aber voraus, dass Sie Ihren Ansprechpartner auch erreichen.

Doch oft genug erreichen Sie ihn nicht, weil er auf Geschäftsreise ist, oder in einem Meeting, oder…

Sie versuchen ihn den ganzen Tag zu erreichen. Schließlich geben Sie auf und am nächsten Tag haben Sie tausend andere Dinge zu erledigen. Und schnell ist dann solch eine E-Mail vergessen.

7. Die Lösung

In vielen Fällen gibt es kein Allheilmittel. In diesem Fall gibt es jedoch ein Mittel, das auf jeden Fall eine sehr große Erleichterung darstellt.

Es ist das i-talk24, eine Software, die Sie an jedem PC der Welt, der eine Internet-Verbindung hat, starten können.

Der Unternehmer Norbert Kloiber hat diese geniale Software entwickelt.

Nun, wie funktioniert sie: Sie setzen den Kopfhörer mit Mikro auf, drücken auf Start und sprechen eine Sprachnachricht , speichern sie und verschicken sie per Mail.

Und das geht 3 bis 4 Mal so schnell als schreiben. Denn Sie können nun einmal schneller sprechen als schreiben.

Das hat den Vorteil, dass Sie nun bei jeder eingehenden E-Mail die Möglichkeit haben, mit einer Sprachnachricht bzw. einer Voicemail zu antworten. Und vor allem wenn es um Standard-Dinge geht, können Sie viel schneller antworten.


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8. Wie i-talk24 nutzen?

Sie können das i-talk sehr häufig einsetzen. Einige Beispiele

  • Sie schicken ein Angebot und gehen in einer Sprachnachricht nochmals auf einige Besonderheiten im Angebot an.
  • Sie wollen einen Besuchstermin und machen das mit einer Sprachnachricht.
  • Sie haben eine unangenehme Sache zu besprechen und wollen vorab die Wogen etwas glätten.
  • Sie wollen eine Aufgabe einem Mitarbeiter delegieren. Das machen Sie natürlich mit einer Sprachnachricht.

Das sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie i-talk24 optimal einsetzen können.

9. Nochmals die Vorteile zusammengefasst

  • i-talk24 ist schnell, persönlich und effizient
  • Sie sparen bis zu 2 Stunden täglich
  • Keine Angst mehr vor dem mühseligen Formulieren Ihrer E-Mails
  • Beim Sprechen können Sie Dinge besser erklären als beim Schreiben
  • Sie können reden, wie Ihnen der Schnabel gewachsen ist
  • Ihre Kommunikation wird viel persönlicher

Fazit:
Sie haben also die Möglichkeit, besser, schneller und effizienter mit Ihren Kunden zu kommunizieren, wenn Sie alle Tools inklusive dem i-talk24 konsequent einsetzen.

Entscheidend ist jedoch, dass Sie einfach mit der Umsetzung beginnen.

Weitere Tools von Effizienz-Papst Norbert Kloiber

Das Produkt i-talk24 ist ein Produkt aus dem Hause top effektiv.

Norbert-Kloiber.jpg Der Firmengründer Norbert Kloiber, auch als Effizienz-Papst bekannt, hat verschiedene Software-Tools entwickelt, die den Nutzern ganz entscheidend helfen, effizienter und effektiver zu arbeiten.

Das Unternehmen veranstaltet Webinare mit der Zielrichtung mehr Neukunden zu gewinnen, mehr Umsatz und mehr Gewinn zu generieren.

Weitere Effizienz-Produkte von Norbert Kloiber:

>> Status-Melder für Xing, Facebook, Twitter; LinkedIn und AddPublic
>> Passwort-Butler für eine schnelle, sichere und effiziente Passwort-Verwaltung
>> Xing-Visitor für automatische, zielgruppengenaue Profilbesuche auf Xing
>> News-Express-Boy für persönliche Kontaktpflege auf Xing

Jürgen Saladin

 

 

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